# MailArchiv und E-Mail-Bereinigung: Welche E-Mails werden verarbeitet?

Das Tool liest E-Mails aus der ERP-Suite (Classic und Vectoring) und exportiert sie bei Bedarf als EML-Dateien. Optional bereinigt es die Originale in der ERP-Suite. **Export und Bereinigung haben unterschiedliche Auswahlregeln.** Eine exportierte E-Mail wird nicht automatisch gelöscht.

## Verarbeitungsarten

| Verarbeitungsart | Ergebnis | Auswahl |
| --- | --- | --- |
| Mailstore Proxy | EML-Datei und Zuordnungsdaten für den MailStore-Proxy | Normale Auswahl; optional nur nicht private E-Mails aus der Adressakte. |
| Inoxision Mailarchive / Inoxision Enterprise Suite | EML-Dateien | Normale Auswahl. |
| EML-Dateierstellung | EML-Dateien im Ausgabeordner | Normale Auswahl. |
| EML-Dateierstellung mit Ordnerstruktur | EML-Dateien mit der ERP-Mailordnerstruktur | Normale Auswahl; die Officeplaner-Struktur wird nicht übernommen. |
| Keine Archivierung (nur Löschen) | Kein EML-Export | Normale Auswahl; Löschung nur bei aktivierter E-Mail-Löschung und passenden Löschkriterien. |
| Keine Archivierung (nur Ersetzen) | Kein EML-Export | Normale Auswahl; Ersetzung oder Löschung nur bei aktivierter E-Mail-Löschung und passenden Löschkriterien. |
| BüroWARE Permanentarchivierung | EML-Dateien aus ZIP-Dateien des ERP-Permanentarchivs | Eigener Ablauf ohne die normalen Benutzer-, Monatsordner- und Maildatumsfilter. |

**Wichtig:** Der Name einer Verarbeitungsart ohne Archivierung löst allein keine Löschung oder Ersetzung aus. Maßgeblich sind zusätzlich „E-Mail-Löschung aktiv“, die Löschgrenzen und die eingestellte Löschart.

## So erfolgt die normale Auswahl

Die folgenden Schritte gelten für alle Verarbeitungsarten außer „BüroWARE Permanentarchivierung“:

1. **Benutzer:** Es werden nur Benutzer mit einer gültig eingetragenen E-Mail-Adresse in der Benutzerzuweisung berücksichtigt. Es kann „Alle“ oder ein einzelner Benutzer gewählt werden. Die Adresse dient bei Mailstore Proxy zur Archivzuordnung; sie filtert nicht nach Absender oder Empfänger.
2. **Ordner und Datei:** Das Tool untersucht E-Mail-Dateien im ERP-Mailordner des Benutzers. Der übergeordnete Monatsordner muss als Jahr_Monat erkennbar sein. Für die Vorauswahl wird das **Monatsende** mit „Archivierung ab/bis“ verglichen. Liegt es außerhalb, wird der ganze Ordner übersprungen. Fehlende Dateien werden ebenfalls nicht verarbeitet.
3. **Maildatum:** Zuerst gilt das Nachrichtendatum. Fehlt es, folgen Anzeigedatum und Empfangsdatum. Ist kein verwendbares Datum vorhanden, wird das Erstellungsdatum der Datei genommen. Das wirksame Datum kann daher vom erwarteten Empfangsdatum abweichen.
4. **Zeitraum:** Eine Mail muss am oder nach dem Startdatum liegen. Am Starttag zählt zusätzlich die eingestellte Uhrzeit. Das **Bis-Datum ist für einzelne Mails ausgeschlossen**: Eine Mail an diesem Tag wird nicht exportiert.
5. **Adressakte bei Mailstore Proxy:** Wenn eine E-Mail-Adresse für die Adressakte eingetragen ist, werden ausschließlich dort zugeordnete, nicht als privat markierte Mails verarbeitet. Bei den anderen Verarbeitungsarten gilt dieser Filter nicht.
6. **Bereits ersetzte Mails:** Eine vorhandene Archiv-Nachricht wird nicht erneut exportiert. Liegt ihr Datum vor der Grenze für die endgültige Löschung, wird sie entfernt; sonst bleibt sie bestehen.

**Achtung bei Monatsgrenzen:** Liegt „Archivierung bis“ mitten im Monat, kann dessen Ordner bereits in der Vorauswahl ausscheiden, weil das Monatsende später liegt. Um einen Monat vollständig zu verarbeiten, muss das Bis-Datum nach dessen letztem Tag liegen. Bei „bis 01.06.2024“ können etwa Mails aus Mai berücksichtigt werden; Mails vom 01.06.2024 selbst nicht.

## Wann wird gelöscht oder ersetzt?

Die Bereinigung erfolgt zusätzlich nach der normalen Auswahl und nur mit aktivierter „E-Mail-Löschung“. Für eine einzelne Mail müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

- Ihr wirksames Datum liegt **am oder vor** „Löschung bis Datum“.
- Es liegt **vor** der berechneten Grenze „älter als … Jahre“. Eine Mail genau an der Grenze bleibt erhalten.
- Wenn eine Mindestgröße über 0 KB eingetragen ist, muss die Quelldatei **größer** als dieser Wert sein. Bei 0 KB gibt es keinen Größenfilter.

Die Altersgrenze entsteht durch Rückrechnung der eingestellten Jahre vom aktuellen Datum. Mit „immer von 1. Jänner berechnen“ beginnt die Rechnung stattdessen am 1. Januar des aktuellen Jahres. Die Oberfläche zeigt das berechnete Datum an. **Diese Altersangabe begrenzt die Bereinigung, nicht den EML-Export.**

Bei „Email Löschen“ wird die Quelldatei entfernt. Bei „Email ersetzen durch Archiv-Nachricht“ wird der Inhalt zunächst durch einen kurzen Hinweis ersetzt. Liegt das Maildatum **vor** der Grenze für die endgültige Löschung, wird die Datei stattdessen vollständig entfernt.

**Ganze Monatsordner:** Bei aktivierter E-Mail-Löschung prüft das Tool bereits vor der Einzelverarbeitung, ob komplette Monatsordner entfernt werden können. Das betrifft Monate **vor dem Monat** der Grenze für die endgültige Löschung. Diese Ordner werden im selben Lauf nicht mehr einzeln exportiert. Eine automatische Löschgrenze in Monaten kann die Grenze vom aktuellen Datum ableiten; bei 0 Monaten gilt der manuell eingestellte Wert. Prüfen Sie diese Grenze vor dem Start sorgfältig.

## BüroWARE Permanentarchivierung

Diese Verarbeitungsart liest ZIP-Dateien direkt im angegebenen BüroWARE-Archivordner; Unterordner werden nicht durchsucht. Der Inhalt wird als EML-Datei im Archiv-Ausgabepfad abgelegt. Nach der Konvertierung entfernt das Tool die ZIP-Datei, die gleichnamige Steuerdatei und die temporär entpackte Datei. Benutzerzuweisung, Maildatum, Adressakte und die Alters- und Größenfilter des normalen Exports bestimmen hier nicht, welche ZIP-Dateien verarbeitet werden.

## Warum fehlt eine E-Mail?

| Beobachtung | Prüfen Sie |
| --- | --- |
| Alle Mails eines Benutzers fehlen | Ist er ausgewählt, mit gültiger E-Mail-Adresse eingetragen und sein ERP-Mailordner vorhanden? |
| Alle Mails eines Monats fehlen | Liegt das Monatsende innerhalb der Archivierungsgrenzen? Hat der Ordner das Format Jahr_Monat? Wurde er durch die Löschung entfernt? |
| Einzelne Mail fehlt | Welches Datum wurde tatsächlich verwendet? Liegt es am oder nach dem Start und **vor** dem Bis-Datum? |
| Nur bei Mailstore Proxy fehlen Mails | Ist die Adressaktenoption aktiv? Ist die Mail dort zugeordnet und nicht privat? |
| Statt der Originalmail steht ein Hinweis | Die Mail wurde ersetzt und wird nicht nochmals exportiert. |
| EML vorhanden, Originalmail ebenfalls | Die Löschung ist nicht aktiv oder eine weitere Datums- oder Größenbedingung ist nicht erfüllt. |
| Bei Permanentarchivierung fehlen Mails | Liegen die ZIP-Dateien direkt im angegebenen Archivordner? |

Für die Fehlersuche können Sie den Debug-Modus aktivieren und die Logdatei öffnen. Prüfen Sie einen Exportzeitraum zunächst bei deaktivierter E-Mail-Löschung.

## Adressakte ergänzen

„Adressakte ergänzen“ ist ein eigener Vorgang: Das Tool prüft die ERP-Adressakte und kann fehlende E-Mail-Dateien aus einer angegebenen BWMail-Datensicherung wiederherstellen. Dazu müssen der ERP-Pfad und ein erreichbarer Datensicherungspfad angegeben sein.
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