SMTP Auth 365 Connector - Microsoft-365-Einrichtung

Technikerunterlage
App-Registrierung, Microsoft-Graph-Berechtigungen und sichere Datenübergabe für die Installation am Windows Server.
Stand: 11. September 2026 | Dokumentversion: 1.0
Ziel dieser Anleitung
Der SMTP Auth 365 Connector ist ein lokaler Windows-Dienst. Er ermöglicht bestehenden Anwendungen den Versand per SMTP AUTH sowie bei Bedarf den Abruf per POP3 oder HTTPS-Webclient. Gegenüber Microsoft 365 meldet sich der Dienst ohne interaktive Benutzeranmeldung über OAuth2 und Microsoft Graph an.
Nach Abschluss dieser Anleitung sind:
Wichtig: Der Connector benötigt keine persönlichen Microsoft-365-Benutzerkennwörter. Tenant-ID, Client-ID und Client-Secret-Wert gehören zur registrierten Anwendung.
Inhaltsübersicht
1. Auftrag und Voraussetzungen
Funktionsweise
Bestehende Anwendung
|
| SMTP AUTH / POP3
v
SMTP Auth 365 Connector auf dem Windows Server
|
| OAuth2 Client Credentials / HTTPS
v
Microsoft Entra ID und Microsoft Graph
|
v
Exchange Online
Der Connector arbeitet als Hintergrunddienst mit einer eigenen Anwendungsidentität. Es findet keine interaktive Microsoft-365-Benutzeranmeldung statt. Deshalb werden Anwendungsberechtigungen benötigt.
Voraussetzungen in Microsoft 365
Wenn die Schaltfläche für die Administratorzustimmung deaktiviert ist, muss ein entsprechend berechtigter Microsoft-Entra-Administrator den betreffenden Schritt durchführen.
Voraussetzungen am Windows Server
login.microsoftonline.com und graph.microsoft.com
Bei großen Nachrichten gegebenenfalls Erreichbarkeit von durch Graph bereitgestellten Upload-Endpunkten unter outlook.office.com
Fester Programm- und Datenpfad
Schreibrechte des Windows-Dienstkontos im Datenpfad
Festgelegte lokale SMTP-, POP3- und Webclient-Ports
Vor Beginn festlegen
DELE Nachrichten in Exchange löschen?
Soll das lokale Journalpostfach aktiviert werden?
Soll Exchange den App-Zugriff serverseitig auf bestimmte Postfächer begrenzen?
Wer ist für die Erneuerung des Client Secrets verantwortlich?
Benötigte Microsoft-Graph-Rechte
Mail.Send
Application / Anwendung
Versand aus den freigegebenen Exchange-Online-Postfächern
Mail.ReadWrite
Application / Anwendung
Abruf, Gelesen-Markierung, Löschung und Entwurfsverarbeitung großer Nachrichten
Keine Redirect URI erforderlich: Der Connector verwendet den OAuth2 Client-Credentials-Flow. Unter Authentication / Authentifizierung muss keine Web-, SPA- oder Public-Client-Umleitungsadresse eingetragen werden.
2. App in Microsoft Entra ID registrieren
Microsoft Entra Admin Center öffnen
Öffnen Sie:
Kontrollieren Sie vor der Registrierung oben rechts, dass der produktive Kunden-Tenant ausgewählt ist. Eine registrierte Anwendung kann später nicht in einen anderen Tenant verschoben werden.
Navigation
Microsoft Entra Admin Center
> Entra ID
> App registrations / App-Registrierungen
> New registration / Neue Registrierung
Registrierung durchführen
Wählen Sie New registration / Neue Registrierung.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, beispielsweise:
SMTP Auth 365 Connector - <Kundenname>
Wählen Sie als unterstützten Kontotyp:
Accounts in this organizational directory only
Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis
Lassen Sie Redirect URI / Umleitungs-URI leer.
Wählen Sie Register / Registrieren.
Nach dem Speichern öffnet sich die Übersichtsseite der App.
Werte sofort erfassen
Nicht verwechseln: Für den Connector werden die Directory (tenant) ID und die Application (client) ID benötigt. Die Object-ID der App oder des Service Principals ist dafür nicht geeignet.
3. Microsoft-Graph-Berechtigungen vergeben
Navigation
App-Registrierung
> API permissions / API-Berechtigungen
> Add a permission / Berechtigung hinzufügen
Rechte hinzufügen
Mail.Send und markieren Sie diese Berechtigung.
Suchen Sie nach Mail.ReadWrite und markieren Sie diese Berechtigung.
Bestätigen Sie mit Add permissions / Berechtigungen hinzufügen.
Warum werden zwei Rechte benötigt?
Mail.Send erlaubt der Anwendung den Versand ohne angemeldeten Benutzer. Das Recht enthält jedoch keinen allgemeinen Lese- oder Änderungszugriff.
Mail.ReadWrite erlaubt Lesen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Nachrichten ohne angemeldeten Benutzer. Es enthält aber keine Versandberechtigung.
Der Connector benötigt Mail.ReadWrite zusätzlich für:
Nicht benötigtes Standardrecht entfernen
Falls nach der Registrierung noch User.Read vom Typ Delegated / Delegiert eingetragen ist, kann dieses Recht entfernt werden. Der Connector verwendet keine delegierte Benutzeranmeldung und benötigt es nicht.
Sicherheitswirkung: Nach der Administratorzustimmung gelten
Mail.SendundMail.ReadWriteals Anwendungsberechtigungen grundsätzlich tenantweit. Der Connector verwendet nur die lokal konfigurierten Postfächer. Für eine zusätzlich durch Exchange erzwungene Begrenzung siehe Abschnitt 6.
4. Administratorzustimmung erteilen
Das bloße Hinzufügen der Berechtigungen reicht nicht aus. Anwendungsberechtigungen werden erst nach der tenantweiten Administratorzustimmung wirksam.
Navigation
App-Registrierung
> API permissions / API-Berechtigungen
Zustimmung durchführen
<Tenant> beziehungsweise Administratorzustimmung für <Tenant> erteilen.
Kontrollieren Sie den Sicherheitsdialog.
Erwartet werden ausschließlich die benötigten Microsoft-Graph-Rechte Mail.Send und Mail.ReadWrite.
Klären Sie unerwartete zusätzliche Rechte, bevor Sie zustimmen.
Bestätigen Sie die Zustimmung.
Aktualisieren Sie die Ansicht.
Prüfen Sie bei beiden Rechten den grünen Status Granted for <Tenant> / Gewährt für <Tenant>.
Erwarteter Sollzustand
Mail.Send
Application
Granted for <Tenant>
Microsoft Graph Mail.ReadWrite
Application
Granted for <Tenant>
Delegierte Rechte
Nicht benötigt
Keine erforderlich
Wenn die Schaltfläche deaktiviert ist: Das verwendete Konto darf keine tenantweite Zustimmung erteilen. Eine Benutzerzustimmung reicht nicht aus. Ein berechtigter Entra-Administrator muss den Schritt durchführen.
Bei späteren Änderungen: Werden die API-Berechtigungen geändert, muss die Administratorzustimmung erneut erteilt werden. Erst danach erscheinen die geänderten Rechte in neu ausgestellten Zugriffstokens.
5. Client Secret erstellen und sichern
Der aktuelle Connector authentifiziert sich mit einem Client Secret. Dieses wird bei der Einrichtung am Windows Server per DPAPI für den lokalen Computer verschlüsselt gespeichert.
Navigation
App-Registrierung
> Certificates & secrets / Zertifikate & Geheimnisse
> Client secrets
> New client secret / Neuer geheimer Clientschlüssel
Secret erstellen
Tragen Sie eine nachvollziehbare Beschreibung ein, beispielsweise:
SMTP Auth 365 Connector - Windows Server <SERVERNAME>
Legen Sie die Laufzeit fest.
Microsoft begrenzt Client Secrets auf maximal 24 Monate und empfiehlt eine Laufzeit unter 12 Monaten.
Wählen Sie Add / Hinzufügen.
Kopieren Sie unmittelbar den Inhalt der Spalte Value / Wert.
Dokumentieren Sie das Ablaufdatum.
Planen Sie mindestens 30 Tage vor Ablauf einen Termin zur Erneuerung ein.
Entscheidend - VALUE, nicht SECRET ID: Der Windows-Techniker benötigt den Inhalt der Spalte Value / Wert. Die Secret ID ist nur eine Kennung und kann nicht als Kennwort verwendet werden.
Der Secret-Wert wird nach dem Verlassen der Seite nicht erneut angezeigt. Geht der Wert verloren, muss ein neues Secret erstellt werden.
Sichere Übermittlung
Der Secret-Wert darf nicht zusammen mit Tenant-ID und Client-ID in einer normalen E-Mail versendet werden.
Geeignete Übertragungswege sind beispielsweise:
Nach der Eingabe darf keine Klartextkopie in einer Textdatei, E-Mail oder ungeschützten Dokumentation auf dem Server verbleiben.
Hinweis zur Microsoft-Empfehlung: Microsoft bevorzugt für Produktionssysteme Zertifikate oder föderierte Identitäten. Diese Connector-Version verwendet derzeit ein Client Secret. Kurze Laufzeit, geschützte Übertragung und geplante Rotation sind deshalb besonders wichtig.
6. Postfachzugriff sinnvoll begrenzen
Basisbetrieb
Der Connector begrenzt seine Verwendung auf die in der Absender- und Benutzerverwaltung eingetragenen Mailadressen. Dies ermöglicht eine schnelle Inbetriebnahme.
Die Entra-Anwendungsberechtigungen Mail.Send und Mail.ReadWrite erlauben technisch jedoch grundsätzlich Zugriff auf alle Exchange-Online-Postfächer des Tenants, solange Exchange keine zusätzliche Einschränkung erzwingt.
Erhöhte Absicherung mit Exchange Application RBAC
Für eine serverseitig erzwungene Beschränkung sollte bei neuen Installationen Role Based Access Control for Applications / Application RBAC in Exchange Online verwendet werden.
Empfohlene Vorgehensweise:
Wichtig für große Nachrichten: Jedes Versandpostfach benötigt im wirksamen Exchange-Scope sowohl
Mail.Sendals auchMail.ReadWrite, weil große Nachrichten über Entwurf und Upload-Sitzung verarbeitet werden.
Legacy Application Access Policies
Microsoft kennzeichnet Application Access Policies inzwischen als Legacy und empfiehlt für neue Einschränkungen Application RBAC. Bereits vorhandene Legacy-Policies können den Zugriff weiterhin beeinflussen und müssen insbesondere bei HTTP 403 geprüft werden.
Für die Einrichtung der Einschränkung werden benötigt:
7. Datenübergabe an den Windows-Techniker
Diese Liste kann ausgefüllt an den ausführenden Windows-Techniker übergeben werden. Der Client-Secret-Wert wird getrennt davon über einen sicheren Übertragungsweg bereitgestellt.
Microsoft-365- und Entra-Daten
Mail.Send
[ ] gewährt
Admin Consent für Mail.ReadWrite
[ ] gewährt
Exchange Application RBAC
[ ] nicht gewünscht [ ] eingerichtet [ ] separat beauftragt
Microsoft-365-Ansprechpartner
________________________________________________
Kontakt
________________________________________________
Postfächer und Funktionen
RETR als gelesen markieren
[ ] ja [ ] nein
Automatisch nach Abruf löschen
[ ] ja [ ] nein
POP3-DELE an Exchange weitergeben
[ ] erlauben [ ] nicht erlauben
Journalpostfach
[ ] aktivieren [ ] zunächst deaktiviert lassen
Server- und Netzwerkdaten
Nicht eintragen: Keine Microsoft-365-Benutzerkennwörter, keine OAuth-Tokens und keinen Client-Secret-Wert im Klartext in diese BookStack-Seite eintragen. Für den Connector werden keine persönlichen Microsoft-365-Kennwörter benötigt.
8. Vorbereitung und Einrichtung am Windows Server
Netzwerk prüfen
login.microsoftonline.com ist per HTTPS erreichbar.
graph.microsoft.com ist per HTTPS erreichbar.
Erforderliche Graph-/Outlook-Upload-Endpunkte sind erreichbar.
DNS-Auflösung funktioniert unter dem späteren Dienstkonto.
Datum, Uhrzeit und Zeitzone des Servers stimmen.
Proxy oder SSL-Inspection blockiert die Microsoft-Endpunkte nicht.
Lokale Ports sind nur für berechtigte Quellsysteme geöffnet.
Microsoft-Graph-Felder im Connector
TenantId
Directory (tenant) ID aus der Entra-App
ClientId
Application (client) ID aus der Entra-App
Client Secret
Inhalt der Spalte Value / Wert; lokal eingeben
GraphBaseUrl
https://graph.microsoft.com/v1.0
OAuthScope
https://graph.microsoft.com/.default
Parallele Graph-Anfragen je Postfach
Standard 2
Wiederholungen bei Graph-Drosselung
Standard 3
Der Connector berücksichtigt bei HTTP 429, 503 und 504 den von Microsoft gelieferten Retry-After-Wert und wiederholt die Anfrage automatisch.
Geheimnisse speichern
******** angezeigt wird.
Entfernen Sie alle temporären Klartextkopien des Secrets.
Die Anwendung speichert das Client Secret DPAPI-verschlüsselt für den lokalen Computer. Bei einem Serverwechsel oder einem geänderten Datenpfad muss es am neuen Ziel erneut eingegeben werden.
Benutzer und Postfächer einrichten
9. Abnahme und Funktionstest
OAuth2 und Dienststart
invalid_client und kein HTTP 401.
Tenant-ID, Client-ID und verwendetes Postfach werden korrekt angezeigt.
SMTP-Versand
POP3 und Webclient
DELE wird nur bei aktivierter Berechtigung und sauberem QUIT an Exchange weitergegeben.
Journal
Exchange Application RBAC
Abschluss
10. Fehlerzuordnung
AADSTS7000215 oder invalid_client
Falscher Secret-Wert, Secret-ID statt Value, falsche Client-ID oder abgelaufenes Secret
HTTP 401
Tenant-ID, Client-ID, Client Secret und Token-Endpunkt prüfen
HTTP 403
Admin Consent, Typ Application, Exchange Application RBAC und vorhandene Legacy Application Access Policies prüfen
HTTP 404 beim Postfach
Mailadresse, Exchange-Online-Lizenz und tatsächliche Postfachexistenz prüfen
HTTP 429
Microsoft-Graph-Drosselung; Retry-After wird automatisch beachtet
HTTP 503 oder 504
Temporäre Microsoft-Störung; automatische Wiederholung und Protokoll prüfen
Kleine Nachrichten funktionieren, große nicht
Mail.ReadWrite im wirksamen Scope sowie Graph-/Outlook-Upload-Endpunkte prüfen
Token funktioniert, bestimmtes Postfach nicht
Exchange Application RBAC oder Legacy Application Access Policy prüfen
Keine POP3-Nachrichten
Exchange-Abruf beim Benutzer, lokale Übertragungs-UIDLs und Postfachinhalt prüfen
Typische Verwechslungen
11. Secret-Erneuerung
Ein abgelaufenes Secret führt zu einem vollständigen Ausfall der Microsoft-Graph-Anmeldung. Die Erneuerung muss vor dem Ablauf erfolgen.
Empfohlener Ablauf
Kein unterbrechungsfreier Parallelbetrieb: Der aktuelle Connector verwendet jeweils ein aktives Client Secret. Deshalb darf das alte Secret erst entfernt werden, nachdem das neue Secret am Server eingetragen und erfolgreich getestet wurde.
12. Offizielle Microsoft-Quellen
Dokumentationsstand: Diese Anleitung wurde am 11. September 2026 geprüft. Microsoft kann Portalbezeichnungen, Rollen, Grenzwerte und Empfehlungen ändern. Bei Abweichungen haben die verlinkten Microsoft-Learn-Seiten und die Sicherheitsrichtlinien des Kunden-Tenants Vorrang.