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SMTP Auth 365 Connector – SMTP-/POP3-Anbindung für Microsoft 365

Überblick

SMTP Auth 365 Connector verbindet ältere Anwendungen und Mailprogramme mit Microsoft 365. Die angebundene Anwendung kann weiterhin klassisches SMTP AUTH für den Versand und POP3 für den Abruf verwenden. Die Kommunikation mit Microsoft 365 erfolgt sicher über OAuth2 und Microsoft Graph.

Ältere Anwendung
    │
    ├── SMTP AUTH ──► SMTP Auth 365 Connector ──► Microsoft Graph ──► Versand
    │
    └── POP3 ◄────── SMTP Auth 365 Connector ◄── Microsoft Graph ◄── Posteingang

Es wird keine SMTP- oder POP3-Anmeldung mit einem Microsoft-365-Kennwort durchgeführt. Der Connector verwendet stattdessen eine eigene Anwendung in Microsoft Entra ID.

Leistungsumfang

  • SMTP AUTH mit AUTH LOGIN und AUTH PLAIN
  • POP3-Zugriff auf Microsoft-365-Postfächer
  • OAuth2-Anmeldung über Microsoft Entra ID
  • Versand und Abruf über Microsoft Graph
  • Dynamisches Absendepostfach anhand der From:-Adresse
  • Ablage versendeter Nachrichten im richtigen Ordner Gesendete Elemente
  • Versand großer Nachrichten und Anhänge
  • Persistente Warteschlange mit automatischen Wiederholungsversuchen
  • Optionales STARTTLS für SMTP und POP3
  • Freigabe nach Client-IP, Absenderadresse, Absenderdomain und POP3-Postfach
  • Verschlüsselte Speicherung von Kennwort und Client Secret
  • Windows-Dienst für den unbeaufsichtigten Betrieb
  • Grafische Oberfläche für Konfiguration, Status und Live-Protokoll

Voraussetzungen

  • Unterstütztes Windows-Client- oder Windows-Server-Betriebssystem
  • .NET Framework 4.8
  • Microsoft-365-Mandant mit Exchange Online
  • Berechtigung zum Erstellen einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID
  • Administratorzustimmung für die benötigten Microsoft-Graph-Berechtigungen
  • Lokale Windows-Administratorrechte für die Dienstinstallation
  • Ausgehender HTTPS-Zugriff auf Port 443
  • Zugriff auf folgende Ziele:
login.microsoftonline.com
graph.microsoft.com
outlook.office.com

outlook.office.com wird insbesondere für von Microsoft Graph bereitgestellte Upload-Adressen bei großen Anhängen benötigt.

Vorbereitung in Microsoft 365

App-Registrierung anlegen

  1. Öffnen Sie das Microsoft Entra Admin Center.
  2. Wechseln Sie zu Identität → Anwendungen → App-Registrierungen.
  3. Erstellen Sie eine neue, nur für den eigenen Mandanten vorgesehene Anwendung.
  4. Verwenden Sie beispielsweise den Namen SMTP Auth 365 Connector.
  5. Notieren Sie die Anwendungs-ID (Client-ID).
  6. Notieren Sie die Verzeichnis-ID (Tenant-ID).
  7. Öffnen Sie Zertifikate und Geheimnisse.
  8. Erstellen Sie ein neues Client Secret.
  9. Notieren Sie sofort den angezeigten Secret-Wert.

Der Secret-Wert kann im Microsoft-Portal später nicht erneut angezeigt werden. Hinterlegen Sie außerdem einen internen Termin zur rechtzeitigen Erneuerung vor dem Ablaufdatum.

Microsoft-Graph-Berechtigungen vergeben

Fügen Sie unter API-Berechtigungen folgende Microsoft Graph-Anwendungsberechtigungen hinzu:

Berechtigung Verwendung
Mail.Send Nachrichten aus einem Microsoft-365-Postfach versenden
Mail.ReadWrite POP3-Abruf sowie Erstellen und Senden großer Nachrichten

Erteilen Sie anschließend die Administratorzustimmung für den Mandanten. Ohne Administratorzustimmung kann der Connector nicht auf die Postfächer zugreifen.

Microsoft-Dokumentation zu Graph-Berechtigungen

Zugriff auf Postfächer begrenzen

Die Graph-Anwendungsberechtigungen können standardmäßig Zugriff auf alle Postfächer des Mandanten ermöglichen. Für einen möglichst kleinen Berechtigungsumfang empfiehlt sich Role Based Access Control for Applications in Exchange Online.

Microsoft-Dokumentation zu Application RBAC

Die Einrichtung von Exchange Application RBAC sollte durch die zuständige Microsoft-365-Administration erfolgen. Wichtig ist, dass die für SMTP und POP3 benötigten Postfächer vollständig im gewählten Bereich enthalten sind.

Sicherheitshinweis: Berechtigungen aus Microsoft Entra ID und Exchange Application RBAC können additiv wirken. Lassen Sie die endgültige Berechtigungskonfiguration durch die Microsoft-365-Administration prüfen.

Installation

Programmdateien bereitstellen

  1. Kopieren Sie den vollständig gelieferten Programmordner an seinen endgültigen Speicherort.
  2. Verwenden Sie einen eigenen Ordner, beispielsweise:
C:\SMTPAuth365Connector
  1. Verschieben oder löschen Sie diesen Ordner nach der Dienstinstallation nicht.
  2. Starten Sie SMTPAuth365Connector.exe für die erstmalige Einrichtung mit Als Administrator ausführen.

Die Dienstinstallation verwendet genau die EXE am aktuellen Speicherort. Eine zusätzliche Kopie der Anwendung wird nicht angelegt.

Verhalten beim ersten Start

Beim ersten Start öffnet sich die grafische Oberfläche. Da noch keine Zugangsdaten hinterlegt sind, kann die lokale Instanz zunächst einen Konfigurationsfehler anzeigen. Bestätigen Sie diese Meldung und tragen Sie anschließend unter Einstellungen die benötigten Werte ein.

Die Oberfläche besteht aus drei Bereichen:

  • Übersicht: Status der lokalen Instanz und des Windows-Dienstes sowie die verwendeten Endpunkte und Pfade
  • Einstellungen: Konfiguration von Allgemein, POP3, SMTP und Microsoft Graph
  • Live-Protokoll: Laufende Diagnosemeldungen mit farblicher Kennzeichnung

Konfiguration

Registerkarte Allgemein

Feld Beschreibung Empfehlung
Datenpfad Ablageort für Warteschlange, Protokolle, POP3-Status und Geheimnisse Leer lassen, um den Programmordner zu verwenden
Warteschlange prüfen Abstand zwischen zwei Prüfungen der Versandwarteschlange 10 Sekunden
Maximale Versandversuche Höchstzahl der Versuche vor dem Verschieben nach DeadLetter 50
Verbindungs-Timeout Maximale Dauer einer Verbindung zu Microsoft 365 30 Sekunden
Ausführliche Debugprotokollierung Schreibt zusätzliche Diagnoseinformationen Nur zur Fehlersuche aktivieren

Bei leerem Datenpfad verwendet die Anwendung folgende Ordner:

<Programmordner>
├── Logs
├── Pop3State
├── Queue
└── Secrets

Ein abweichender lokaler Pfad oder UNC-Pfad kann angegeben werden. Das Konto des Windows-Dienstes benötigt dort die erforderlichen Zugriffsrechte. Bei einem UNC-Pfad benötigt das Computerkonto des Connector-Computers, beispielsweise FIRMA\MAILSERVER$, passende Freigabe- und NTFS-Rechte am Zielserver. Außerdem müssen Netzwerkverbindung und Namensauflösung bereits beim Start des Windows-Dienstes verfügbar sein. Ein lokaler Datenpfad ist für einen besonders ausfallsicheren Betrieb vorzuziehen.

Registerkarte SMTP

Feld Beschreibung Beispiel
SMTP-Adresse Lokale IP-Adresse, auf der SMTP angenommen wird 127.0.0.1
SMTP-Port Port für die ältere Anwendung 2525
Erlaubte Client-IP-Adressen Geräte, die den Connector verwenden dürfen 127.0.0.1,::1
SMTP-Benutzername Gemeinsamer lokaler Benutzername alte-anwendung
Gemeinsames SMTP/POP3-Kennwort Gemeinsames lokales Kennwort Sicheres, eigenes Kennwort
Kennwortdatei Optionaler abweichender Speicherort Leer lassen
SMTP STARTTLS erzwingen Erfordert eine verschlüsselte Verbindung vor der Anmeldung Für LAN-Zugriffe aktivieren
TLS-Zertifikat-Thumbprint Fingerabdruck des Windows-Zertifikats Nur bei STARTTLS erforderlich
Erlaubte Absender Vollständige Adressen erlaubter Absendepostfächer rechnung@firma.at
Erlaubte Absender-Domains Alternative Freigabe einer vollständigen Domain firma.at
Maximale Nachrichtengröße Grenze der kompletten SMTP-/MIME-Nachricht in Byte 26214400
Maximale Empfänger Höchstzahl der Empfänger pro Nachricht 100

Mehrere Werte werden mit Komma oder Semikolon getrennt.

Wichtig: Sobald mindestens eine vollständige Adresse unter Erlaubte Absender eingetragen ist, wird ausschließlich diese Adressliste verwendet. Die Domainfreigabe dient nur als Alternative, wenn die Adressliste leer ist.

Registerkarte POP3

Feld Beschreibung Empfehlung
POP3 aktivieren Schaltet den POP3-Endpunkt ein Nur bei benötigtem Mailabruf aktivieren
POP3-Adresse Lokale IP-Adresse, auf der POP3 angenommen wird 127.0.0.1
POP3-Port Port für den alten Mailclient 2110
Erlaubte POP3-Postfächer Vollständige Adressen einzelner Postfächer eingang@firma.at
Erlaubte POP3-Domains Erlaubt alle Postfächer einer Domain firma.at
POP3 STLS erzwingen Erfordert Verschlüsselung vor der Anmeldung Für LAN-Zugriffe aktivieren
Maximale Nachrichten Höchstzahl der Nachrichten pro Anmeldung 1000
Maximale POP3-Mailgröße Maximale MIME-Größe einer Nachricht in Byte 52428800
Nach RETR als gelesen markieren Markiert vollständig abgerufene Nachrichten in Outlook als gelesen Nach Bedarf
Übertragene Nachrichten bei QUIT löschen Löscht erfolgreich übertragene Nachrichten nach sauberem Sitzungsende Nur nach bewusster Entscheidung aktivieren

Der POP3-Benutzername ist immer die vollständige Mailadresse des gewünschten Postfachs. Als Kennwort wird das gemeinsame lokale SMTP/POP3-Kennwort verwendet. Das persönliche Microsoft-365-Kennwort ist dafür nicht erforderlich.

Ein Postfach ist erlaubt, wenn entweder seine vollständige Adresse oder seine Domain freigegeben ist. Eine Domain wird ohne @ eingetragen. Die Freigabe von firma.at schließt tochter.firma.at nicht automatisch ein.

Sicherheitshinweis: Eine Domainfreigabe erlaubt jedem berechtigten Client, mit dem gemeinsamen Kennwort auf alle Postfächer dieser Domain zuzugreifen, soweit auch die Microsoft-365-App Zugriff besitzt. Einzelne Postfachfreigaben sind daher vorzuziehen.

Registerkarte Microsoft Graph

Feld Beschreibung Wert
Tenant-ID Verzeichnis-ID aus der App-Registrierung Mandantenspezifische GUID
Client-ID Anwendungs-ID aus der App-Registrierung Anwendungsspezifische GUID
Client Secret Secret-Wert aus Microsoft Entra ID Vertraulich behandeln
Secret-Datei Optionaler abweichender Speicherort Leer lassen
Graph-Basisadresse Microsoft-Graph-Endpunkt https://graph.microsoft.com/v1.0
OAuth-Scope OAuth2-Berechtigungsbereich https://graph.microsoft.com/.default

Kennwort und Client Secret werden verschlüsselt für den lokalen Computer gespeichert. Nach dem Speichern zeigt die Oberfläche ******** an. Dies bedeutet, dass bereits ein Wert vorhanden ist. Der Platzhalter wird nicht als Kennwort gespeichert.

Einstellungen speichern

  1. Tragen Sie alle erforderlichen Werte ein.
  2. Wählen Sie Speichern.
  3. Die Anwendung prüft die vollständige Konfiguration.
  4. Bei einem Fehler wird der vorherige funktionsfähige Stand automatisch wiederhergestellt.
  5. Korrigieren Sie den in der Meldung genannten Wert und speichern Sie erneut.

Läuft der Windows-Dienst bereits, übernimmt er Änderungen erst nach einem Neustart über Übersicht → Dienst neu starten.

Netzwerkbetrieb und TLS

Anwendung und Connector auf demselben Computer

Verwenden Sie vorzugsweise:

Adresse: 127.0.0.1
Erlaubte Client-IP-Adressen: 127.0.0.1,::1

Damit sind SMTP und POP3 nur lokal erreichbar.

Zugriff aus dem lokalen Netzwerk

Für den Zugriff von einem anderen Computer:

  1. Stellen Sie die gewünschte Listen-Adresse auf 0.0.0.0 oder auf eine konkrete lokale IP-Adresse.
  2. Tragen Sie ausschließlich die benötigten Client-IP-Adressen ein.
  3. Erstellen Sie passende eingehende Regeln in der Windows-Firewall.
  4. Aktivieren Sie STARTTLS beziehungsweise STLS.
  5. Hinterlegen Sie den Thumbprint eines geeigneten Zertifikats.

Das Zertifikat muss einschließlich privatem Schlüssel im Zertifikatsspeicher Lokaler Computer\Persönlich vorhanden sein. Das Dienstkonto NETWORK SERVICE benötigt Leserechte auf den privaten Schlüssel.

Unterstützt werden SMTP STARTTLS und POP3 STLS. Implizites SMTPS auf Port 465 und implizites POP3S werden nicht unterstützt.

Wichtig: Stellen Sie die SMTP- und POP3-Ports niemals öffentlich im Internet bereit.

Windows-Dienst einrichten

  1. Prüfen Sie zunächst über Lokalen Proxy starten, ob die Konfiguration fehlerfrei ist.
  2. Beenden Sie eine laufende lokale Instanz bei Bedarf.
  3. Wählen Sie unter Übersicht die Aktion Dienst installieren.
  4. Bestätigen Sie die Windows-Administratorabfrage.
  5. Warten Sie auf die Meldung, dass der Dienst installiert und gestartet wurde.

Die Installation erfolgt direkt durch die Anwendung. Es werden keine externen Installationsskripte benötigt. Der Dienst startet automatisch mit Windows und läuft unter dem Konto NETWORK SERVICE.

Wenn der Dienst läuft, startet die Oberfläche keine zweite lokale Instanz auf denselben Ports. Status und Live-Protokoll können trotzdem angezeigt werden.

Alte Anwendung konfigurieren

SMTP-Versand

Einstellung im alten Programm Wert
SMTP-Server IP-Adresse oder DNS-Name des Connector-Computers
SMTP-Port Standardmäßig 2525
Authentifizierung SMTP AUTH LOGIN oder PLAIN
Benutzername Wert aus SMTP-Benutzername
Kennwort Gemeinsames lokales SMTP/POP3-Kennwort
Verschlüsselung STARTTLS entsprechend der Connector-Konfiguration

Die Mail muss genau eine gültige From:-Adresse enthalten. Diese Adresse bestimmt das Microsoft-365-Absendepostfach und muss im Connector erlaubt sein.

From: rechnung@firma.at
→ Versand über das Postfach rechnung@firma.at
→ Ablage in Gesendete Elemente von rechnung@firma.at

POP3-Abruf

Einstellung im alten Mailclient Wert
POP3-Server IP-Adresse oder DNS-Name des Connector-Computers
POP3-Port Standardmäßig 2110
Benutzername Vollständige Microsoft-365-Mailadresse
Kennwort Gemeinsames lokales SMTP/POP3-Kennwort
Verschlüsselung STLS entsprechend der Connector-Konfiguration

Falls ein alter Client ausschließlich Port 110 unterstützt, kann der POP3-Port auf 110 geändert werden. Prüfen Sie vorher, ob dieser Port bereits verwendet wird und ob für das Binden des Ports ausreichende Rechte vorhanden sind.

Verhalten des POP3-Abrufs

  • Beim Anmelden wird der aktuelle Posteingang über Microsoft Graph geladen.
  • Pro Postfach ist gleichzeitig nur eine POP3-Sitzung zulässig.
  • Neue Nachrichten erscheinen bei der nächsten POP3-Anmeldung.
  • RETR überträgt den originalen MIME-Inhalt der Nachricht.
  • TOP liefert nur den gewünschten Teil und gilt nicht als vollständiger Abruf.
  • UIDL verwendet stabile Nachrichtenkennungen.
  • Optional wird eine vollständig abgerufene Nachricht als gelesen markiert.
  • Im Modus nicht löschen bleiben Nachrichten in Microsoft 365 erhalten und werden nach erfolgreichem Abruf lokal als bereits übertragen vermerkt.
  • Im Löschmodus werden Nachrichten erst bei einem sauberen QUIT gelöscht.
  • Ein Verbindungsabbruch vor QUIT führt im Löschmodus nicht zur Löschung.
  • RSET hebt Löschvormerkungen der aktuellen Sitzung auf.

Der lokale Übertragungsstatus befindet sich standardmäßig unter:

<Programmordner>\Pop3State

Löschen Sie diesen Ordner nicht unbedacht. Andernfalls können bereits übertragene und in Microsoft 365 belassene Nachrichten erneut angeboten werden.

Nachrichtengröße und Anhänge

Die Standardgrenze für die vollständige SMTP-Nachricht beträgt 25 MiB. Dazu gehören Nachrichtentext, MIME-Kopfzeilen, Anhänge und die durch Base64 entstehende Vergrößerung.

Der Connector wählt den Versandweg automatisch:

  • Kleine Nachrichten werden direkt als MIME-Nachricht versendet.
  • Große Nachrichten werden als Entwurf angelegt.
  • Große Anhänge werden blockweise über eine Microsoft-Graph-Upload-Sitzung übertragen.
  • Nach erfolgreichem Upload wird der Entwurf versendet.
  • Bei einem Fehler startet der nächste Warteschlangenversuch den Vorgang neu.

Zusätzlich gelten immer die Größen- und Empfängergrenzen von Exchange Online und des betreffenden Postfachs.

Microsoft-Dokumentation zu großen Anhängen

Warteschlange und Wiederholungsversuche

Eine SMTP-Nachricht wird zunächst dauerhaft in der lokalen Warteschlange gespeichert. Erst danach bestätigt der Connector die Annahme gegenüber der alten Anwendung.

<Datenpfad>\Queue
├── Incoming
├── Pending
└── DeadLetter
Ordner Bedeutung
Incoming Nachricht wird gerade übernommen
Pending Nachricht wartet auf Versand oder einen erneuten Versuch
DeadLetter Nachricht konnte dauerhaft nicht versendet werden

Bei vorübergehenden Fehlern versucht der Connector den Versand erneut. Von Microsoft Graph vorgegebene Wartezeiten werden berücksichtigt. Ohne eine solche Vorgabe wird der Abstand schrittweise erhöht. Unerwartete Fehler werden standardmäßig nach einer Minute erneut versucht.

Nach Erreichen der maximalen Versuchszahl wird die Nachricht nach DeadLetter verschoben. Dieser Ordner und das Protokoll sollten regelmäßig überwacht werden.

Hinweis: In einem seltenen Grenzfall kann eine Nachricht doppelt versendet werden, wenn Microsoft 365 die Nachricht angenommen hat, die Bestätigung den Connector aber nicht mehr erreicht.

Protokollierung

Das Live-Protokoll befindet sich in der Oberfläche unter Live-Protokoll. Die Protokolldateien liegen zusätzlich unter:

<Datenpfad>\Logs

Das Protokoll enthält unter anderem:

  • Start und Ende des Connectors
  • Angenommene und abgewiesene Verbindungen
  • Versandstatus und Warteschlangen-ID
  • POP3-Anmeldungen und Abrufstatus
  • OAuth2- und Microsoft-Graph-Fehler
  • Wiederholungsversuche und Dead-Letter-Vorgänge

Der Debugmodus ergänzt technische Diagnoseinformationen. Kennwörter, Client Secrets, OAuth-Tokens und Nachrichtentexte werden auch im Debugmodus nicht protokolliert. Aktivieren Sie den Debugmodus nur während der Fehlersuche und starten Sie danach die lokale Instanz oder den Dienst neu.

Funktionstest

SMTP testen

Im Programmordner befindet sich das Testskript Test-SmtpProxy.ps1.

.\Test-SmtpProxy.ps1 `
    -From "rechnung@firma.at" `
    -To "empfaenger@firma.at"

Test mit Anhang:

.\Test-SmtpProxy.ps1 `
    -From "rechnung@firma.at" `
    -To "empfaenger@firma.at" `
    -AttachmentPath "C:\Temp\Test.pdf"

Kontrollieren Sie anschließend:

  1. Die Meldung im Live-Protokoll.
  2. Den Eingang beim Empfänger.
  3. Den Ordner Gesendete Elemente des verwendeten Absendepostfachs.

POP3 testen

Im Programmordner befindet sich das Testskript Test-Pop3Proxy.ps1.

.\Test-Pop3Proxy.ps1 -Mailbox "eingang@firma.at"

Das Skript zeigt den Postfachstatus und die UIDL-Liste an. Es ruft keine Nachricht vollständig ab und löscht keine Nachricht.

Fehlerbehebung

Lokale Instanz startet nicht

Prüfen Sie:

  • Sind Tenant-ID, Client-ID, Benutzername und erlaubte Absender ausgefüllt?
  • Wurden das gemeinsame Kennwort und das Client Secret gespeichert?
  • Ist der SMTP- oder POP3-Port bereits durch einen anderen Prozess belegt?
  • Ist bei aktiviertem TLS ein gültiger Zertifikat-Thumbprint hinterlegt?
  • Besitzt die Anwendung Zugriff auf den Datenpfad?

Öffnen Sie anschließend das Live-Protokoll und aktivieren Sie bei Bedarf vorübergehend den Debugmodus.

Windows-Dienst startet nicht

Prüfen Sie zusätzlich:

  • Befindet sich die EXE noch im Ordner, aus dem der Dienst installiert wurde?
  • Ist die Konfigurationsdatei weiterhin neben der EXE vorhanden?
  • Besitzt NETWORK SERVICE Zugriff auf Programm- und Datenpfad?
  • Ist ein konfigurierter UNC-Pfad beim Systemstart erreichbar?
  • Kann der Computer die Microsoft-Endpunkte über HTTPS erreichen?

OAuth2-Anmeldung schlägt fehl

Typische Ursachen sind:

  • falsche Tenant-ID
  • falsche Client-ID
  • abgelaufenes oder falsch eingetragenes Client Secret
  • fehlende Administratorzustimmung
  • blockierter Zugriff auf login.microsoftonline.com

Erstellen Sie bei einem abgelaufenen Secret ein neues Secret in Microsoft Entra ID und speichern Sie den neuen Wert anschließend in der Oberfläche.

Microsoft Graph antwortet mit 403 Forbidden

Prüfen Sie:

  • Sind Mail.Send und Mail.ReadWrite als Anwendungsberechtigungen vorhanden?
  • Wurde die Administratorzustimmung erteilt?
  • Enthält ein verwendeter Exchange-RBAC-Bereich das betroffene Postfach?
  • Existiert das Absendepostfach und ist es für den Versand geeignet?

POP3 meldet „mailbox is temporarily unavailable“

Prüfen Sie:

  • Ist die vollständige Postfachadresse oder deren Domain erlaubt?
  • Kann Microsoft Graph das Postfach öffnen?
  • Ist bereits eine andere POP3-Sitzung für dasselbe Postfach aktiv?
  • Besitzt die Entra-Anwendung Mail.ReadWrite für dieses Postfach?
  • Ist das gemeinsame lokale Kennwort korrekt?

Die konkrete Microsoft-Graph-Fehlermeldung steht im Live-Protokoll.

Nachricht bleibt in Pending

Der Connector versucht vorübergehend fehlgeschlagene Nachrichten automatisch erneut zu senden. Prüfen Sie im Protokoll den letzten Fehler und die Warteschlangen-ID. Bei einem dauerhaften Fehler müssen Absenderfreigabe, Microsoft-365-Berechtigungen, Nachrichtengröße und Empfänger geprüft werden.

Nachricht liegt in DeadLetter

Beheben Sie zuerst die im Protokoll angegebene Ursache. Verschieben oder verarbeiten Sie die Dateien im Ordner DeadLetter nur nach Rücksprache mit dem zuständigen Support, damit keine Nachricht beschädigt oder doppelt versendet wird.

Betrieb und Wartung

  • Überwachen Sie regelmäßig das Live-Protokoll und den Ordner DeadLetter.
  • Kontrollieren Sie den freien Speicherplatz des Datenpfads.
  • Sichern Sie Konfiguration, Warteschlange, POP3-Status und Geheimnisdateien.
  • Erneuern Sie das Client Secret rechtzeitig vor dessen Ablauf.
  • Prüfen Sie nach Änderungen in Microsoft 365 den SMTP- und POP3-Zugriff.
  • Halten Sie die Listen erlaubter IP-Adressen und Postfächer möglichst klein.
  • Deaktivieren Sie die Debugprotokollierung nach abgeschlossener Fehlersuche.

Datensicherung

Für eine vollständige Sicherung sollten folgende Daten gemeinsam gesichert werden:

SMTPAuth365Connector.exe.config
<Datenpfad>\Queue
<Datenpfad>\Pop3State
<Datenpfad>\Secrets

Die Geheimnisdateien sind über Windows DPAPI an den lokalen Computer gebunden. Eine reine Kopie auf einen anderen Computer reicht daher nicht aus. Auf einem neuen Computer müssen das gemeinsame Kennwort und das Client Secret erneut über die Oberfläche gespeichert werden.

Deinstallation

  1. Starten Sie SMTPAuth365Connector.exe mit Administratorrechten.
  2. Öffnen Sie Übersicht.
  3. Wählen Sie Dienst deinstallieren.
  4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage und die Windows-Administratorabfrage.
  5. Prüfen Sie, ob der Dienst als Nicht installiert angezeigt wird.

Die Deinstallation entfernt ausschließlich die Registrierung des Windows-Dienstes. Programmdateien, Konfiguration, Warteschlange, POP3-Status, verschlüsselte Geheimnisse und Protokolle bleiben erhalten und können nach einer abschließenden Datensicherung manuell entfernt werden.

Supportinformationen

Stellen Sie bei einer Supportanfrage möglichst folgende Informationen bereit:

  • Zeitpunkt des Fehlers
  • betroffene Funktion: SMTP, POP3, OAuth2 oder Dienststart
  • verwendetes Absender- beziehungsweise POP3-Postfach
  • relevante Meldungen aus dem Live-Protokoll
  • aktivierte Netzwerk- und TLS-Einstellungen
  • Information, ob der Fehler dauerhaft oder nur zeitweise auftritt

Übermitteln Sie niemals das gemeinsame SMTP/POP3-Kennwort, das Client Secret oder OAuth-Tokens per unverschlüsselter E-Mail.

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