Wie verende ich die BüroWARE MailArchiv und Emailbereinigung?
Das Tool kann alle oder einen Teil der E-Mails aus der ERP-Suite (Classic und Vectoring) auslesen und in lesbare E-Mail (EML) -Dateien, welche z. B. mit Inoxision, Outlook oder Mailstore und anderen Mailprogrammen oder Archivierungssystemen verarbeitet werden können, exportieren.
Diese Maildateien werden für Mailstore z. B. mit relevanten Daten angereichert, damit diese über den Mailstore-Proxy verarbeitet werden können.
Des Weiteren können optional alle E-Mails, welche in der Adressakte zugewiesen wurden, exportiert werden, um somit ein zentrales Archiv zu ermöglichen, ohne private E-Mails.
Hierbei wird die Adressakte ausgelesen und alle E-Mails in dem selektierten Zeitraum werden dann exportiert.
Eine Sonderform ist der Export in E-Mails, wobei die ERP-Ordnerstruktur beibehalten wird.
Info: Das betrifft nicht die Ordnerstruktur, welche im Officeplaner angelegt wurde, sondern den direkten BWMAIL/EMAILS Ordner mit Unterordnern.
Verarbeitungsart
Mit der Verarbeitungsart legen Sie die Art des Exportes fest.
Eine Sonderform ist die BüroWARE permanent Archivierung, welche E-Mails, die durch die Permanentarchivierung der ERP-Suite laufend exportiert werden, verarbeitet und in EML-Dateien umwandelt.
BüroWARE-Pfad
Legen Sie hier den ERP-Suite-Pfad fest. Dieser kann lokal oder auch ein UNC-Pfad sein.
BüroWARE Archivpfad
Dieser Pfad wird für die Permanentarchivierung verwendet.
Geben Sie hier den Pfad, welcher in der ERP-Suite für die Permanentarchivierung angegeben wurde, an.
Archiv-Ausgabepfad
Der Zielpfad für die konvertierten Dateien. (kann auch ein UNC-Pfad sein)
Globale Selektion:
Hier wird die globale Selektion durchgeführt, welche auf das Empfangsdatum selektiert.
Zusätzlich kann über die Option „immer von 1. Jänner berechnen“ die Detailselektion beeinflusst werden.
Über die Detailselektion werden die E-Mails weiter eingeschränkt und es kann z. B. eingestellt werden, dass nur E-Mails, die älter als 3 Jahre sind, archiviert werden.
Diese Funktion ist vorrangig für die Löschfunktion wichtig, sofern diese verwendet wird, betrifft aber auch die Archivierung selbst.
Bei der Selektion für die Löschung kann angegeben werden, ob die E-Mail komplett gelöscht oder durch eine Archiv-Nachricht ersetzt wird.
TIPP: Wir empfehlen, die E-Mail-Löschung über einen Report in der ERP-Suite durchzuführen, da dort dann auch die Notiztexte sauber bereinigt werden.
Adressakte ergänzen
Diese Funktion prüft die Adressakte in der ERP-Suite und stellt fehlende E-Mails im ERP-Suite-Ordner aus einer Datensicherung wieder her.
Somit können E-Mails, welche unabsichtlich gelöscht wurden, selektiv wieder hergestellt werden, ohne alle E-Mails Rücksichern zu müssen.
Benutzerzuweisung
Hier werden alle in der ERP-Suite angelegten User ausgegeben und es ist die zu verwendete E-Mail-Adresse einzugeben.
Nur wenn die E-Mail-Adresse angegeben wurde, wird dieser auch exportiert/konvertiert.
Diese E-Mail-Adresse ist dann wichtig, wenn die Funktion Mailstore Proxy verwendet wird, da über diese dann die Archivzuweisung erfolgt.
Die E-Mails selbst werden dabei nicht verändert und auch für die Inoxision oder Outlook-Exporte wird diese nicht verwendet, außer für die Exportselektion des Users.
Es erfolgt aber keine Selektion, ob die E-Mail-Adresse übereinstimmt!
Tipp: Wenn Sie keine Mailstore-Archivierung auswählen, können Sie bei den E-Mail-Adressen der Benutzer auch eine beliebige Dummy-Adresse eingeben.
Wichtig: Sie können das Toll jederzeit auch ohne Lizenz im Demomodus testen.
Hierbei wird jedoch die Anzahl der E-Mails limitiert.