Adressnummernermittlung beim Bestellimport

Beim Import einer Webshop-Bestellung ermittelt die Schnittstelle, welcher Kundenadresse im ERP-System die Bestellung zugeordnet wird. Wird keine passende Adresse gefunden, kann beim anschließenden ERP-Import ein neuer Kunde angelegt werden.

1. Adressdaten aus der Bestellung übernehmen

Die Schnittstelle liest die Kundenangaben aus der Bestelldatei. Dazu gehören insbesondere eine gegebenenfalls übermittelte ERP-Adressnummer, die ShopID, die E-Mail-Adresse und die Anschrift.

Eine konfigurierte Zuordnung anhand der Belegquelle kann die übermittelte Adressnummer verändern, bevor die Suche beginnt.

2. Prüfen, ob die Bestellung verarbeitet werden darf

Üblicherweise benötigt die Kundenadresse eine ShopID. Bestellungen ohne ShopID können verarbeitet werden, wenn die entsprechende Option aktiviert ist und eine Bestellnummer vorliegt. Andernfalls wird für die Bestellung keine DTA-Datei erzeugt.

Optional kann die Schnittstelle weitere Bestellungen desselben noch nicht importierten Neukunden innerhalb eines Einlesevorgangs zurückstellen. Dafür vergleicht sie ShopID und E-Mail-Adresse.

3. Vorhandene Kundenadresse suchen

Ist die Duplikatsuche aktiviert, sucht die Schnittstelle in den dafür vorgesehenen ERP-Adressbereichen. Gesperrte Adressen werden dabei nicht als Treffer berücksichtigt.

Die Suche läuft wie folgt:

1. ERP-Adressnummer vorhanden: Zuerst wird diese Nummer gesucht.
2. Keine ERP-Adressnummer vorhanden: Stattdessen wird zunächst nach der vollständig gleichen E-Mail-Adresse gesucht. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
3. Optionale Domänensuche: Falls noch kein Treffer vorliegt, kann nach der E-Mail-Domäne gesucht werden, beispielsweise @beispiel.at. Domains auf der konfigurierten Ausschlussliste werden nicht verwendet.

Wichtig: Wird eine ERP-Adressnummer übermittelt, aber nicht gefunden, folgt nicht automatisch ein Vergleich der vollständigen E-Mail-Adresse. Je nach Einstellung kann danach noch die Domänensuche greifen.

Die ShopID wird beim Bestellimport übermittelt und gespeichert. Sie ist in dieser Duplikatsuche kein eigenständiges Suchkriterium für einen vorhandenen ERP-Kunden.

4. Ergebnis für die Kundenadresse

Adresse gefunden

Die Bestellung wird der gefundenen ERP-Adressnummer zugeordnet. Ob und welche Kundendaten aktualisiert werden, hängt von den Einstellungen ab.

Keine Adresse gefunden

Die Schnittstelle gibt die Kundendaten als neuen Adressdatensatz für den ERP-Import aus. War in der Bestellung eine Adressnummer angegeben, bleibt diese für den neuen Datensatz erhalten. Ohne vorgegebene Nummer kann das ERP-System eine Nummer aus dem konfigurierten Adressnummernkreis vergeben.

Die tatsächliche Anlage erfolgt erst beim Import der erzeugten DTA-Datei in das ERP-System.

5. Lieferadresse getrennt ermitteln

Eine Lieferadresse wird unabhängig von der Kundenadressnummer behandelt.

Je nach Einstellung prüft die Schnittstelle zunächst, ob Liefer- und Rechnungsadresse gleich sind. Für eine abweichende Lieferadresse kann eine separate Dublettensuche aktiviert sein. Diese vergleicht Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort mit vorhandenen Lieferadressen.

Wird keine passende Lieferadresse gefunden, ermittelt die Schnittstelle eine neue Lieferadressnummer. Dafür bestehen getrennte Nummernbereiche für reguläre ShopIDs, Gastbestellungen und Lieferadressen ohne ShopID.

6. Bestellung ins ERP übernehmen

Die Schnittstelle schreibt Kundenadresse, gegebenenfalls Lieferadresse und Bestellung in eine DTA-Datei. Der Beleg enthält die ermittelte Kundenadressnummer und gegebenenfalls die Lieferadressnummer. Beim Import dieser Datei verarbeitet das ERP-System die Adressdaten und legt den Beleg an.

Hinweise für die Klärung einer falschen Zuordnung

Für die Prüfung einer konkreten Bestellung sind diese Angaben hilfreich:

• übermittelte ERP-Adressnummer
• ShopID und vollständige E-Mail-Adresse
• aktivierte Duplikat- und Domänensuche
• Ausschlussliste für E-Mail-Domänen
• betroffener ERP-Adressbereich
• vorhandene, möglicherweise gesperrte Kundenadresse
• Ergebnis des DTA-Imports im ERP-System

Bei gemeinsam genutzten Firmen-Domänen sollte die optionale Domänensuche sorgfältig eingestellt werden: Mehrere Personen können dieselbe Domäne verwenden, ohne derselbe Kunde zu sein.